الذكاء الاصطناعي.. أداة فعالة لحل “التوتر” من البريد الإلكتروني

منذ أن أصبح البريد الإلكتروني أداة أساسية في بيئات العمل، تحوّل أيضًا إلى مصدر ضغط يومي؛ فتدفق الرسائل المستمر، من نشرات واجتماعات وتحديثات ومتابعات، فرض على الموظفين معادلة صعبة هي إما السيطرة على البريد الوارد أو المخاطرة بتفويت معلومات مهمة. ومن هنا ظهرت فلسفة “صفر رسائل” أو Inbox Zero التي ربطت بين البريد المرتب والذهن الصافي.

انتهاء المعركة

مع صعود أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي قادرة على القراءة والكتابة والترتيب وحتى الرد نيابة عن المستخدم، يبدو وكأن المعركة انتهت. فهنالك خدمات تقترح عبارات أثناء الكتابة، ومساعدون آليون يمكنهم صياغة ردود كاملة خلال ثوانٍ. والأحدث تمكن الذكاء الاصطناعي من جدولة الاجتماعات عبر البريد بمجرد استدعاء المساعد الافتراضي.

 مشكلة أساسية

لا شك أن هذه الأدوات حققت تقدمًا ملحوظًا، فقد قلّصت الوقت المهدر أمام الشاشة بفضل الإكمال التلقائي واقتراحات الأسلوب والنبرة، إضافةً إلى التلخيص التلقائي لسلاسل المحادثات الطويلة.

وهذه المزايا فعّالة في المهام الروتينية، مثل تأكيد مواعيد الاجتماعات أو إرسال جداول الأعمال، ما يخفف من عبء الكتابة منخفضة القيمة. لكن المشكلة الأساسية للبريد الإلكتروني لم تكن يومًا مرتبطة بسرعة الكتابة، بل بعملية اتخاذ القرار، أي الرسائل الأهم؟ وما الذي يجب الرد عليه أولًا؟ وكيف تتم صياغة رد يوازن بين المهنية وبناء الثقة؟ هنا يتوقف دور الذكاء الاصطناعي، إذ لا يستطيع فهم دلالات ضمنية في نبرة المدير أو خلفيات سياسية داخل فريق عمل، ولا يحدد إن كان الرد يجب أن يُرسل فورًا أم لاحقًا.

وهم السيطرة

في السياق عينه، الاعتماد المفرط على الأتمتة والبرمجيات قد يمنح شعورًا زائفًا بالسيطرة؛ فحتى لو بدا البريد منظمًا في مجلدات ذكية وردود آلية، يظل جوهر الفوضى قائمًا إذا لم تتم الإجابة عن الرسائل والتعامل معها بشكل صحيح.

لذلك، يرى الخبراء أن الحل الحقيقي لا يكمن في تفويض الذكاء الاصطناعي بكل شيء، بل في تبني إدارة واضحة لاستخدام البريد، مثل تخصيص أوقات محددة للمتابعة، واستخدام الذكاء الاصطناعي كأداة مساعدة لا كبديل كامل.

 في النهاية، المشكلة ليست في الكتابة بل في التفكير؛ فالذكاء الاصطناعي ينجز الأولى بكفاءة، لكن الثانية تظل مسؤولية بشرية. وقيمة البريد الإلكتروني الحقيقية لا ترتبط بفراغ صندوق الوارد، بل بقدرتنا على إدارة رسائل البريد الإلكتروني بطريقة صحيحة.